Cách sắp xếp ảnh gia đình

Bắt đầu bằng việc gom lại, chưa phân loại vội

Bạn sẽ muốn phân loại ngay hộp đầu tiên vừa mở. Hãy khoan đã. Việc phân loại nhanh hơn khi bạn thấy được toàn bộ bộ sưu tập, và bạn sẽ không phải làm lại khi một hộp ảnh khác cùng thập niên xuất hiện trong ga-ra.

1. Lập danh sách những nơi có ảnh. Tủ quần áo, gầm giường, tủ ở hành lang, album trên kệ sách, ảnh lồng khung trên tường, điện thoại cũ, máy tính, email, tài khoản mạng xã hội và nhà của những người thân khác.
2. Mang ảnh giấy về một khu vực làm việc. Bàn ăn hoặc bàn xếp trong một phòng có nhiệt độ bình thường trong nhà sẽ tốt hơn ga-ra, gác mái hay tầng hầm.
3. Chép ảnh kỹ thuật số vào một thư mục. Tạo một thư mục "Ảnh gia đình – Hộp chờ" trên một máy tính hoặc ổ đĩa, rồi chép (không di chuyển) các tập tin từ từng thiết bị vào đó.
4. Ghi lại nơi cất các hộp. Thêm từng hộp, album và ổ đĩa vào Home Inventory Planner (Kế hoạch kiểm kê đồ trong nhà) cùng vị trí kệ hoặc tủ, để mọi người biết bản gốc thuộc về đâu khi dự án tạm dừng.

Chọn cách phân loại hợp với gia đình bạn

Không có một cách phân loại đúng duy nhất. Cách tốt nhất là cách mà người trong nhà thực sự hiểu được khi sau này đi tìm một tấm ảnh.

Nhiều gia đình kết hợp hai cách: trước hết theo thập niên, rồi theo sự kiện trong mỗi thập niên. Ví dụ, một gia đình có thể có hộp "Thập niên 1980" với các phong bì "Tết ở nhà ông", "Linh tốt nghiệp" và "Dọn về Houston". Dựa vào manh mối để đoán năm: kiểu tóc, xe cộ, tuổi của một đứa trẻ bạn nhận ra, ngày in ở viền ảnh, hoặc dấu của tiệm rửa ảnh ở mặt sau.

Những buổi ngồi cùng người thân lớn tuổi

Cha mẹ hoặc ông bà có thể là người duy nhất gọi được tên những người trong ảnh cũ. Hãy sắp xếp các buổi phân loại theo họ:

• Mỗi lần mang 20 đến 30 tấm, không mang cả hộp.
• Hỏi câu mở: "Ai đứng cạnh dì Rosa vậy?" "Tấm này chụp ở đâu?" "Hôm đó có chuyện gì?"
• Vừa làm vừa ghi tên lên giấy dán ở bao ảnh hoặc phong bì, sau đó mới chép ra mặt sau tấm ảnh.
• Để người thân giữ riêng những tấm mình thích. Chồng ảnh "tấm này để cạnh ghế của má" rất quan trọng.

Ghi chú cẩn thận ở mặt sau ảnh giấy

Một tấm ảnh có ghi chú vẫn hữu ích dù bị tách khỏi album. Viết nhẹ tay để nét chữ không hằn sang mặt ảnh.

• Dùng bút chì mềm hoặc loại bút được bán là an toàn cho lưu trữ (archival-safe) hay an toàn cho ảnh (photo-safe). Tránh bút bi vì dễ hằn, và bút lông thường vì có thể lem hoặc nhòe trên giấy bóng.
• Viết gần mép ở mặt sau, không viết ngang giữa ảnh.
• Ghi ai (từ trái sang phải), ở đâu và khoảng thời gian: "Trái sang phải: Rosa, Miguel, bà Carmen. San Antonio. Khoảng năm 1975."
• Nếu mặt sau bóng và không viết được, hãy ghi lên phong bì hoặc bao ảnh.
• Không dùng băng keo, kẹp giấy, dây thun hay giấy dán trực tiếp lên ảnh khi cất giữ lâu dài.

Các cách scan ảnh

Bản sao kỹ thuật số giúp chia sẻ dễ dàng và là bản dự phòng nếu bản gốc bị hư. Chọn cách phù hợp với số lượng ảnh và thời gian bạn có.

Dù dùng cách nào, hãy scan cả mặt sau nếu có chữ viết tay, và lưu mặt sau thành một tập tin thứ hai bên cạnh mặt trước.

Đặt tên tập tin để chúng tự xếp theo thứ tự

Tên tập tin bắt đầu bằng ngày theo dạng YYYY-MM-DD (năm-tháng-ngày) sẽ xếp đúng thứ tự trên mọi máy tính. Thêm vài chữ sau ngày để người khác biết ảnh có gì mà không cần mở.

• 1975-07-04_San-Antonio_Rosa-Miguel-Carmen.jpg
• 1988-02-17_Tet_nha-ong_ca-gia-dinh.jpg
• 1960-00-00_Saigon_chan-dung-Ba-Noi.jpg (dùng 00 khi không biết tháng hoặc ngày)
• 1975-07-04_San-Antonio_Rosa-Miguel-Carmen_mat-sau.jpg (mặt sau đã scan của cùng tấm ảnh)

Tránh các ký hiệu như dấu gạch chéo, dấu hai chấm và dấu hỏi trong tên tập tin, và bỏ dấu tiếng Việt trong tên tập tin nếu trước đây bạn từng gặp trục trặc; bạn có thể giữ cách viết đầy đủ có dấu trong chú thích hoặc bảng tính.

Thư mục có thể theo đúng cách bạn xếp ảnh giấy: Anh gia dinh / 1970s / 1975-07 Le Doc Lap 4 thang 7.

Sao lưu theo nguyên tắc 3-2-1

Một nguyên tắc phổ biến cho tập tin kỹ thuật số là 3-2-1: giữ ba bản sao, trên ít nhất hai loại phương tiện lưu trữ khác nhau, với một bản để ở nơi khác ngoài nhà bạn. Trên thực tế có thể như sau:

1. Bản làm việc trên máy tính của gia đình.
2. Bản thứ hai trên ổ cứng gắn ngoài cất trong ngăn kéo ở nhà.
3. Bản thứ ba trên tài khoản lưu trữ đám mây, hoặc trên ổ đĩa để ở nhà anh chị em.

Đặt lời nhắc cập nhật bản sao lưu sau mỗi buổi scan, và mỗi năm kiểm tra một hai lần xem tập tin còn mở được không. Ghi lại tài khoản và ổ đĩa nào đang chứa ảnh, rồi cất ghi chú đó cùng các giấy tờ khác của gia đình. Bìa hồ sơ tham khảo của gia đình là nơi thích hợp; hãy cất mật khẩu ở chỗ an toàn chứ không ghi trên tờ ghi chú.

Quyết định giữ lại những gì

Không phải tấm nào cũng cần giữ, và bỏ bớt một số có thể giúp bạn thưởng thức phần còn lại nhiều hơn. Hãy cùng người thân lớn tuổi quyết định, và đừng bỏ bất cứ thứ gì trong bộ sưu tập của họ khi chưa được đồng ý.

• Giữ lại: ảnh có người mà gia đình nhận ra, các sự kiện quan trọng, nhà cửa và nơi chốn, và một hai tấm đẹp nhất trong loạt ảnh gần giống nhau.
• Tặng lại người khác: ảnh của gia đình khác, bạn bè hoặc các nhóm có thể quý những tấm ảnh đó hơn.
• Bỏ đi (khi đã đồng ý): ảnh trùng bị mờ, phong cảnh không có người hay ý nghĩa, và ảnh không ai nhận ra sau khi đã hỏi khắp nơi. Một số gia đình scan một lần trước khi bỏ.

Chia bản sao công bằng cho anh chị em

Ảnh có thể gây căng thẳng khi nhiều người cùng muốn một bản gốc. Một kế hoạch thống nhất từ trước sẽ giúp ích:

• Gửi cho mọi người một bộ ảnh kỹ thuật số đầy đủ để không ai thấy bị bỏ sót.
• Để người thân lớn tuổi quyết định ai nhận những bản gốc nhất định, nếu họ muốn.
• Với những bản gốc chưa ai nhận, thay phiên nhau chọn, thứ tự được bốc thăm ngẫu nhiên.
• Thống nhất có được đăng ảnh lên mạng hay không, nhất là ảnh của người thân còn sống.

Khi bộ sưu tập đã gọn gàng, hãy chọn một nhóm ảnh cho sổ kỷ niệm gia đình bằng Memory Book Creator (Tạo sổ kỷ niệm).

Danh sách kiểm tra khi sắp xếp ảnh

• Danh sách mọi nơi đang cất ảnh
• Ảnh giấy đã gom về một khu vực làm việc trong nhà
• Ảnh kỹ thuật số đã chép vào một thư mục chờ
• Nơi cất đã ghi vào Home Inventory Planner
• Đã chọn cách phân loại (thập niên, người, sự kiện hoặc nơi chốn)
• Đã lên lịch các buổi nhận diện người trong ảnh cùng người thân lớn tuổi
• Mặt sau đã ghi nhẹ tay gần mép bằng bút chì mềm hoặc bút an toàn cho ảnh
• Đã chọn cách scan; scan cả mặt sau khi có chữ
• Tập tin đặt tên YYYY-MM-DD kèm mô tả ngắn
• Ba bản sao, hai loại lưu trữ, một bản ngoài nhà
• Đã cùng nhau quyết định giữ, tặng và bỏ
• Đã thống nhất cách chia sẻ với anh chị em