Làm sổ tham khảo cho gia đình

Sổ tham khảo gia đình dùng để làm gì

Nhà nào cũng vận hành nhờ những thông tin thường chỉ nằm trong đầu một người: tên người thợ ống nước đến hồi mùa xuân năm ngoái, van khóa nước ở đâu, tối nào đem thùng tái chế ra, số model của lọc gió lò sưởi. Khi người đó đi vắng, bận việc, hay đơn giản là mệt vì bị hỏi hoài, những người còn lại không biết xoay xở thế nào.

Sổ tham khảo gia đình gom những thông tin thường ngày đó vào một chỗ chung. Sổ dành cho những người sống trong nhà hoặc giúp lo việc nhà: vợ hoặc chồng, con cái đã lớn, người thân lớn tuổi, cháu đến chơi, người trông nhà. Cũng chính vì nhiều người có thể xem nên sổ chỉ nên chứa những thông tin mà bạn thấy thoải mái khi bất kỳ ai trong số họ đọc được.

Những thứ bạn cần

• Một bìa còng ba lỗ dày khoảng 1 đến 1.5 inch, màu dễ nhận ra trên kệ.
• Sáu tờ phân trang có tab, mỗi tờ cho một phần bên dưới.
• Vài bao nhựa trong để bọc những trang hay được lật, như trang danh bạ.
• Một tờ phân trang có túi để giữ danh thiếp và hóa đơn mua thiết bị.

Sáu phần của sổ

1. Danh bạ

Ghi số 911 và số cảnh sát địa phương cho trường hợp không khẩn cấp ở đầu trang đầu tiên, rồi liệt kê mọi người theo mức độ thường cần liên lạc. Có thể ghi số chính của phòng khám bác sĩ và nhà thuốc của gia đình nếu các thành viên muốn, nhưng chỉ ghi tên và số điện thoại. Bảng danh bạ gia đình có thể in là trang làm sẵn cho phần này, và bạn có thể dán thêm một bản trên tủ lạnh.

2. Dịch vụ trong nhà

Ghi từng dịch vụ điện, nước, gas bằng tên công ty và số tổng đài khách hàng, cùng với những thợ bạn sẽ gọi lại: thợ ống nước, thợ điện, công ty sưởi và máy lạnh, dịch vụ cắt cỏ hoặc dọn tuyết. Thêm một dòng "lần cuối đến" để nhìn qua là biết lò sưởi được bảo trì khi nào. Đừng ghi số tài khoản, mã PIN hay thông tin đăng nhập trực tuyến; người quản lý tài khoản có thể tra khi cần.

3. Thiết bị

Mỗi thiết bị lớn có một mục ngắn. Nhiều người để sách hướng dẫn trong một hộp hoặc bìa có dán nhãn riêng thay vì trong sổ, và chỉ ghi hộp đó để ở đâu.

Ví dụ, một gia đình có thể ghi:

• Lò sưởi: hiệu và model theo nhãn trên máy; lắp năm 2019; lọc gió cỡ 16 x 25 x 1; sách hướng dẫn trong hộp xanh trên kệ tầng hầm; bảo trì bởi công ty sưởi ghi ở phần 2.
• Máy giặt: hiệu và model; mua tháng 3/2023; hóa đơn và thẻ bảo hành trong tờ phân trang có túi.
• Chuông báo khói và chuông báo CO: có bao nhiêu cái và đặt ở đâu; ngày cần thay in ở mặt sau mỗi cái.

Công cụ miễn phí Lập danh mục đồ đạc trong nhà có thể giúp bạn lập danh sách này theo từng phòng trước khi in.

4. Vị trí van khóa

Phần này chỉ ghi vị trí, không ghi cách vận hành. Hãy mô tả đơn giản để người chưa quen nhà cũng tìm được: "Tủ điện: ga-ra, tường bên trái, cửa kim loại màu xám sau mấy chiếc xe đạp".

• Van khóa nước chính: chỉ ghi vị trí. Nếu không ai trong nhà chắc chắn nó ở đâu, thợ ống nước có giấy phép có thể chỉ cho bạn trong một lần đến làm việc.
• Tủ điện: chỉ ghi vị trí. Nhãn trong tủ điện ghi đúng tên phòng sẽ rất hữu ích; hãy hỏi thợ điện có giấy phép nếu nhãn bị thiếu hoặc không rõ.
• Đồng hồ gas: chỉ ghi vị trí, nếu nhà có dùng gas.

5. Việc thường ngày

Ghi lại những việc giúp ngôi nhà vận hành, nhất là những việc hiện chỉ một người lo: ngày đổ rác và tái chế, cho chó ăn và dắt đi dạo thế nào, cây nào cần tưới, khi nào lấy thư, ai xem danh sách theo mùa. Danh sách việc nhà theo mùa và một bản in bảng kế hoạch việc nhà hằng tuần có thể để trong phần này.

6. Lịch gia đình

Ghi lịch hằng tuần lặp lại và để một bản in những ngày quan trọng trong năm. Nhiều gia đình in lịch theo mùa và bỏ vào bao nhựa ở phần này. Nếu gia đình bạn đã dùng bảng thông tin gia đình, sổ có thể giữ phiên bản dài hạn còn bảng lo chuyện của tuần này.

Những gì không nên để trong sổ

Vì sổ được làm để dễ tìm và dễ mở, đây không phải chỗ cho những thông tin có thể bị lợi dụng nếu sổ bị mất, bị chụp ảnh hay bị khách nhìn thấy. Đừng để vào sổ:

• Số An sinh Xã hội (Social Security number) hoặc bản sao thẻ An sinh Xã hội.
• Mật khẩu tài khoản, mã PIN, câu hỏi bảo mật, mật khẩu Wi-Fi hay mã báo động.
• Số tài khoản và sao kê ngân hàng, thẻ tín dụng hoặc tài khoản đầu tư.
• Hồ sơ y tế, danh sách thuốc và số thẻ bảo hiểm.
• Bản sao bằng lái xe, hộ chiếu hoặc giấy khai sinh.
• Nơi giấu chìa khóa dự phòng.

Những giấy tờ đó vẫn cần có chỗ cất. Hãy cất giữ giấy tờ nhạy cảm một cách an toàn, và làm theo lời khuyên của người có chuyên môn phù hợp, như luật sư, chuyên viên tài chính hoặc nhân viên y tế, về cách cất, nơi cất và ai được quyền xem. Sổ chỉ cần ghi "Giấy tờ quan trọng: hỏi Mẹ hoặc Daniel", không cần nói để ở đâu.

Làm sổ từng bước

1. Gắn sáu tab và viết một dòng mục đích ở trang đầu: "Thông tin tham khảo hằng ngày của gia đình. Không có mật khẩu hay số tài khoản."
2. Làm trang danh bạ trước, vì đây là trang được dùng nhiều nhất.
3. Đi một vòng quanh nhà với cuốn sổ tay và ghi thông tin thiết bị cùng vị trí các van khóa khi tìm thấy.
4. Hỏi từng người trong nhà xem họ muốn tự tra được điều gì mà không phải hỏi ai. Thêm những mục đó vào.
5. Cùng nhau xem lại bản nháp, kể cả người thân lớn tuổi sống cùng hoặc thường ghé chơi. Họ có thể biết những chi tiết không ai khác biết, và họ nên đồng ý với những gì được ghi về việc thường ngày của chính họ.
6. Ghi ngày "cập nhật lần cuối" ở cuối mỗi trang.
7. Chọn chỗ mà ai cũng tìm được, như kệ trong bếp, và cho khách và người trông nhà biết sổ để ở đâu.

Nếu bạn muốn bắt đầu từ các trang kế hoạch in sẵn thay vì giấy trắng, Bộ hồ sơ chăm sóc gia đình Zeitlos là một lựa chọn bạn có thể cân nhắc.

Giữ sổ luôn cập nhật

Một cuốn sổ ghi tên người thợ đã nghỉ hưu ba năm trước còn tệ hơn không có sổ, vì mọi người tin vào nó. Hãy gắn việc cập nhật vào những thói quen bạn đã có:

• Xem lại toàn bộ sổ hai lần mỗi năm, ví dụ vào cuối tuần làm danh sách mùa xuân và mùa thu.
• Cập nhật phần thiết bị mỗi khi thay một món, và bỏ mục cũ đi.
• Cập nhật phần dịch vụ sau mỗi lần thợ đến sửa, kèm ngày.
• Thay các trang lịch mỗi năm học hoặc mỗi đầu năm.
• Kiểm tra lại trang danh bạ mỗi khi có số điện thoại thay đổi.
• Kiểm tra thêm một lần để chắc rằng không có thông tin nhạy cảm nào lọt vào theo thời gian.

Thường thì giao cho một người giữ và cập nhật sổ, còn những người khác báo khi có thay đổi, sẽ hiệu quả. Công cụ Lập kế hoạch trách nhiệm gia đình có thể ghi lại ai phụ trách việc này, và công cụ Sắp xếp việc nhà có thể lưu bản điện tử của phần việc thường ngày.