Cách tạo bảng thông tin chung cho gia đình

Ở nhiều gia đình, lịch trình trong tuần nằm rải rác ở năm chỗ cùng lúc: một nhóm tin nhắn, một tờ giấy dán trên tủ lạnh, lịch điện thoại của một người, một email từ trường học, và trí nhớ của một người duy nhất. Bảng thông tin gom những điều thiết yếu về một chỗ. Bảng đặc biệt hữu ích ở những nhà có nhiều thế hệ sống chung, có người chăm sóc hoặc người thân ra vào thường xuyên, hoặc có người không dùng điện thoại thông minh.

Mục đích không phải là ghi lại mọi thứ, mà là trả lời những câu hỏi hằng ngày: tối nay ai ở nhà, buổi hẹn tới là khi nào, bữa tối ăn gì, và ai đi chợ.

Bảng treo tường hay lịch điện tử dùng chung?

Cả hai đều dùng được. Nhiều gia đình kết hợp cả hai: một bảng treo cho người sống trong nhà và một lịch điện tử dùng chung cho người thân ở nơi khác. Bảng dưới đây so sánh các lựa chọn phổ biến.

Ví dụ, một gia đình có thể treo bảng trắng trong bếp cho tuần hiện tại, đặt cạnh đó một lịch giấy theo tháng, và dùng một lịch chung trên điện thoại mà người anh ở tiểu bang khác có thể xem. Một người được chọn làm "người giữ bảng", có nhiệm vụ chép các mục mới giữa bảng treo và lịch điện tử trong buổi cập nhật hằng tuần.

Nên đặt bảng ở đâu

Hãy đặt bảng ở nơi mọi người tự nhiên dừng chân: cạnh cửa bếp, gần máy pha cà phê hoặc ở lối vào nơi để chìa khóa. Treo bảng ở độ cao mà những người dùng nhiều nhất có thể đọc thoải mái khi đứng, và người đang ngồi cũng có thể nhìn thấy khi cần. Tránh những chỗ sau cánh cửa, góc tối, hoặc nơi ánh sáng từ cửa sổ chiếu lóa lên bảng.

Hãy đặt bảng ở khu vực trong nhà mà khách và thợ sửa chữa thường không thấy. Lý do được giải thích ở phần dưới.

Nên ghi gì lên bảng

Chia bảng thành vài khu vực rõ ràng. Một cách bố trí đơn giản có thể gồm:

• Tuần này: mỗi ngày một hàng hoặc một cột, từ thứ Hai đến Chủ nhật, ghi các buổi hẹn, khách đến thăm, hàng giao và sự kiện, mỗi mục kèm giờ.
• Ai ở nhà: ai về muộn, ai đi xa, và ai làm thay nếu người thường làm vắng mặt.
• Việc nhà: phân công trong tuần, hoặc một bảng in từ Công cụ lập kế hoạch trách nhiệm gia đình. Xem bài cách phân chia việc nhà trong gia đình để biết cách lập bảng.
• Bữa ăn: kế hoạch bữa tối đơn giản và danh sách đồ cần mua được bổ sung dần.
• Lời nhắn: ghi chú ngắn như "Thợ ống nước đến thứ Năm lúc 10 giờ sáng" hoặc "Ông hát trong buổi hòa nhạc của ca đoàn Chủ nhật lúc 3 giờ chiều".
• Sắp tới: sinh nhật, ngày lễ và sự kiện trong vài tuần tới.

Bạn có thể in bảng kế hoạch việc nhà hằng tuần vào mỗi Chủ nhật và ghim vào khu vực "Tuần này", để khỏi phải viết lại các ngày mỗi lần.

Những điều không nên ghi công khai

Bảng thông tin hiện ra trước mắt bất kỳ ai bước vào phòng đó: người thân đến chơi, hàng xóm, người trông trẻ, thợ sửa chữa, người giao hàng. Trước khi ghi điều gì, hãy tự hỏi bạn có thấy thoải mái nếu một người lạ đọc được không. Đừng ghi những điều sau lên bảng:

• Số tài khoản, số An sinh Xã hội (Social Security), số thẻ Medicare hoặc số thẻ bảo hiểm, và mật khẩu.
• Mã cửa, mã cửa ga-ra, mã hệ thống báo động, và chỗ giấu chìa khóa dự phòng.
• Ngày đi xa cho thấy khi nào nhà không có người.
• Thông tin sức khỏe chi tiết, danh sách thuốc hoặc ghi chú về tình trạng của ai đó. Đây là chuyện riêng tư, và chính người liên quan mới là người quyết định ai được xem.
• Chuyện riêng trong gia đình, những bất đồng hoặc bất cứ điều gì có thể khiến ai đó ngại ngùng.
• Lịch trình đầy đủ của trẻ kèm tên trường, nếu bảng có thể nhìn thấy từ cửa sổ hoặc cửa chính.

Thay vào đó, hãy ghi một cách trung tính. "Mẹ: hẹn 2 giờ chiều, Thu chở" cho cả nhà biết điều cần biết mà không nói buổi hẹn để làm gì. Thông tin tham khảo chi tiết nên để ở nơi riêng tư, chẳng hạn trong một bìa hồ sơ thông tin gia đình cất trong ngăn kéo, còn số điện thoại của những người thường giúp đỡ có thể ghi vào bảng liên lạc gia đình cất ở nơi chỉ người trong nhà lấy được.

Dễ đọc: chữ viết và mã màu

Bảng chỉ có ích khi mọi người đọc được từ chỗ mình đứng. Vài thói quen nhỏ tạo nên khác biệt lớn:

• Viết chữ to. Dùng bút nét đậm và viết chữ in hoa hoặc chữ in rõ ràng. Để bắt đầu, hãy thử chữ cao khoảng một inch cho các mục chính và kiểm tra xem đứng ở đầu kia căn phòng có đọc được không.
• Dùng màu tương phản mạnh. Màu đen, xanh dương đậm hoặc xanh lá đậm trên bảng trắng dễ đọc hơn màu đỏ, vàng hoặc các màu nhạt.
• Viết ngắn gọn. Mỗi ghi chú chỉ một dòng ngắn: ai, việc gì, khi nào.
• Mã màu theo từng người. Mỗi thành viên một màu, dùng cho các mục, việc nhà và lịch hẹn của người đó. Dán một bảng chú thích nhỏ ở góc.
• Thêm một dấu hiệu thứ hai. Vì có người khó phân biệt một số màu, hãy viết thêm chữ cái đầu tên của người đó bên cạnh mỗi mục có màu.
• Chừa khoảng trống. Bảng quá chật sẽ bị bỏ qua. Khi bảng đã đầy, đó là lúc xóa bớt những mục cũ.

Thói quen cập nhật hằng tuần

Bảng chỉ hữu ích khi có người cập nhật thường xuyên. Một thói quen ngắn và đều đặn hiệu quả hơn những lần dọn dẹp lớn thỉnh thoảng mới làm. Đây là một cách làm:

1. Chọn thời điểm. Tối Chủ nhật sau bữa ăn phù hợp với nhiều gia đình. Ghi giờ đó lên chính tấm bảng.
2. Xóa tuần trước. Xóa hoặc gỡ những mục đã qua. Chuyển những việc chưa xong sang tuần mới.
3. Thu thập kế hoạch mới. Hỏi từng người, kể cả người lớn tuổi, xem sắp tới có gì. Xem lịch điện tử dùng chung, thư từ và các thông báo từ trường học hoặc nơi làm việc.
4. Ghi lịch cho tuần. Điền vào từng ngày kèm giờ, bằng màu của từng người.
5. Cập nhật việc nhà. Luân phiên phân công nếu nhà bạn có luân phiên.
6. Đồng bộ giữa lịch điện tử và bảng giấy. Người giữ bảng thêm các mục mới vào lịch chung để người thân ở nơi khác nắm được.
7. Kiểm tra quyền riêng tư. Nhìn lướt qua bảng xem có điều gì không nên ghi công khai không.

Toàn bộ thói quen này có thể mất 10 đến 15 phút. Nếu bạn dùng Công cụ sắp xếp việc nhà cho các danh sách khác trong gia đình, hãy xem lại chúng trong cùng buổi.

Danh sách kiểm tra khi lập bảng

• Chọn loại bảng (bảng trắng, bảng ghim, lịch giấy, lịch điện tử hoặc kết hợp).
• Chọn chỗ mọi người đi qua hằng ngày, khuất tầm nhìn của khách và cửa sổ.
• Treo ở độ cao dễ đọc, đủ sáng và không bị lóa.
• Chia thành các khu vực: tuần này, ai ở nhà, việc nhà, bữa ăn, lời nhắn, sắp tới.
• Mua bút nét đậm, màu tương phản cao, mỗi người một màu.
• Dán bảng chú thích màu với tên và chữ cái đầu của từng người.
• Cả nhà thống nhất những điều sẽ không ghi lên bảng.
• Chọn người giữ bảng phụ trách cập nhật hằng tuần và đồng bộ lịch điện tử.
• Định giờ cập nhật hằng tuần và ghi lên bảng.
• Xem lại sau một tháng: mọi người có dùng không, và cần thay đổi gì?