Chuẩn bị cho những cuộc trò chuyện trong gia đình

Phần lớn các gia đình đều biết mình cần nói chuyện. Có người đã để ý thấy việc lên cầu thang khó khăn hơn, thư từ chất đống, hoặc chỉ một anh chị em đang lo hết việc đưa đón. Điều khiến cuộc trò chuyện bị trì hoãn không phải là thiếu quan tâm. Đó là nỗi lo cuộc nói chuyện sẽ biến thành cãi vã, hoặc người lớn tuổi sẽ cảm thấy bị dồn ép. Chuẩn bị một chút sẽ giảm bớt cả hai nỗi lo đó.

Bài hướng dẫn này nói về cách tổ chức cuộc trò chuyện: khi nào, có ai, nói về điều gì và ghi lại ra sao. Bài không nói bạn nên quyết định điều gì. Những quyết định đó thuộc về người thân của bạn và, khi cần, thuộc về các chuyên gia mà họ chọn hỏi ý kiến.

Bắt đầu từ người thân, không phải từ vấn đề

Trước khi bất kỳ ai khác lên tiếng, hãy hỏi người thân lớn tuổi xem họ muốn gì. Hãy hỏi riêng, vào lúc thong thả, không có chương trình gì bày ra trên bàn. Một người con có thể nói lúc uống cà phê: "Con đang nghĩ xem nhà cửa bây giờ có tiện cho ba không. Có gì đang ổn, và có gì đang làm ba thấy phiền?" Rồi lắng nghe. Sau đó, hãy ghi lại đúng lời của họ, không phải bản tóm tắt theo ý bạn.

Câu trả lời của họ định hướng cho mọi cuộc trò chuyện sau này. Nếu ba bạn muốn tiếp tục tự nấu bữa tối, thì cuộc trò chuyện gia đình là về cách giúp ông làm việc đó dễ dàng hơn, chứ không phải ông có nên ngưng hay không. Nếu dì bạn muốn một cháu gái làm người liên lạc chính, đó là mong muốn cần tôn trọng khi phân chia vai trò.

Chọn thời điểm

Thời điểm ảnh hưởng đến cách một cuộc trò chuyện được đón nhận. Một vài điều cần cân nhắc:

• Tránh ngày lễ và những buổi họp mặt đông người. Bữa tối Lễ Tạ Ơn có thể là lúc duy nhất mọi người có mặt đông đủ, nhưng đó cũng là lúc đông đúc, mệt mỏi và nhiều cảm xúc khác. Một cuộc gọi riêng, có hẹn trước, thường tốt hơn.
• Chọn khoảng thời gian trong ngày mà người thân tỉnh táo và thoải mái nhất. Với một số người là giữa buổi sáng; với người khác là sau bữa trưa.
• Đừng chọn ngay sau một chuyện khó khăn. Nếu vừa có một lần nằm viện, một vụ va quẹt xe nhỏ hoặc một mất mát, hãy chờ vài ngày, trừ khi quyết định thật sự không thể chờ.
• Báo trước. Cho mọi người, kể cả người thân lớn tuổi, biết ngày, giờ và chủ đề trước một tuần. Không ai thích một buổi họp bất ngờ về chính cuộc sống của mình.
• Giữ cho ngắn gọn. Dự tính khoảng 45 phút. Hẹn thêm một buổi thứ hai dễ hơn nhiều so với việc phải gượng lại sau một buổi kéo dài ba tiếng.

Mỗi lần nói một chủ đề

Cách nhanh nhất để làm hỏng một cuộc trò chuyện gia đình là cố giải quyết mọi thứ cùng lúc. Chỗ ở, việc lái xe, tiền bạc, việc nhà và kế hoạch ngày lễ, mỗi chuyện đều có sức nặng riêng. Hãy để chúng vào những ngày khác nhau.

Chọn chủ đề cấp bách nhất hoặc chủ đề dễ suôn sẻ nhất. Một số gia đình bắt đầu bằng chuyện nhẹ nhàng hơn, chẳng hạn ai lo đi chợ mỗi tuần, để tạo lòng tin trước khi bàn đến chuyện khó. Hãy viết chủ đề thành một câu đơn giản, ví dụ: "Hôm nay mình bàn xem ai sẽ chở mẹ đi các buổi hẹn cố định vào thứ Ba."

Viết một chương trình ngắn

Một chương trình viết sẵn giúp cuộc trò chuyện đi đúng hướng và cho những người ít nói có thời gian chuẩn bị. Gửi trước vài ngày qua email hoặc tin nhắn, và in sẵn cho những ai đến trực tiếp. Chỉ nên gói gọn trong một trang:

1. Mục đích: Một chủ đề duy nhất, trong một câu.
2. Những gì mình biết: Vài sự việc khách quan, như "Cách đưa đón hiện tại sẽ kết thúc vào tháng Ba."
3. Những gì ba đã nói là ba muốn: Lời của ông, được chia sẻ khi ông đồng ý.
4. Các lựa chọn để bàn: Hai hoặc ba ý tưởng, không phải một kế hoạch đã chốt.
5. Ai làm việc gì: Tên người bên cạnh từng việc.
6. Lần xem lại tới: Một ngày để xem mọi việc diễn ra thế nào.

Mẫu in ghi chép họp gia đình đi theo đúng thứ tự này, nên bạn có thể dùng nó vừa làm chương trình vừa làm biên bản.

Mời anh chị em ở xa cùng tham gia

Một người anh sống cách ba tiểu bang vẫn có phần trong kế hoạch và thường cũng có thời gian để góp sức. Hãy giúp anh ấy tham gia dễ dàng:

• Sắp lịch theo múi giờ. Cuộc gọi lúc 7 giờ tối giờ miền Đông là 4 giờ chiều giờ miền Tây (Pacific).
• Dùng cách nào người thân lớn tuổi thấy dễ nhất. Một chiếc điện thoại mở loa ngoài trên bàn bếp có khi tiện hơn một ứng dụng video mà họ chưa từng dùng.
• Thử cuộc gọi trước mười phút để phần đầu cuộc trò chuyện không bị mất vào câu "Có nghe rõ không?"
• Gửi chương trình cho người thân ở xa cùng lúc với mọi người.
• Nhờ người ở xa lần lượt nói và xưng tên, vì qua điện thoại rất khó cảm nhận không khí trong phòng.
• Giao cho họ những việc cụ thể có thể làm từ xa, như đặt lịch hẹn hoặc tìm hiểu các dịch vụ tại địa phương.

Những câu nói giúp giữ không khí bình tĩnh

Giọng điệu quan trọng không kém nội dung. Đây là những ví dụ giả định, không phải kịch bản. Hãy đổi lời cho hợp với cách gia đình bạn nói chuyện.

• Để mở đầu: "Mình ngồi đây vì ai cũng muốn mọi việc vẫn ổn cho mẹ. Mẹ là người quyết định sau cùng."
• Để chậm lại: "Mình dừng một chút để nghe bà nói trước đã."
• Khi có người cảm thấy bị trách: "Không ai nói là em làm sai. Mình chỉ đang muốn chia bớt gánh nặng."
• Để quay lại chủ đề: "Chuyện đó đáng để bàn riêng. Mình ghi lại rồi lần sau bàn tiếp nhé?"
• Khi chưa thống nhất được: "Hôm nay không cần chốt. Mỗi người suy nghĩ thêm rồi Chủ nhật mình nói lại."
• Để hỏi ý: "Mẹ thấy sao? Có gì mẹ muốn đổi không?"

Hãy thống nhất trước buổi nói chuyện rằng không ai nhắc lại chuyện cũ, không ai ngắt lời và không ai nói thay người lớn tuổi khi họ đang ngồi ngay đó. Nếu mọi người bắt đầu lớn tiếng, nghỉ mười phút cũng không sao.

Ghi lại những gì sau buổi nói chuyện

Chỉ vài ngày sau, mỗi người sẽ nhớ cùng một cuộc trò chuyện theo một kiểu khác. Một bản ghi giúp tránh câu "Mình đâu có thống nhất như vậy." Trong vòng 24 giờ, người ghi chép nên gửi cho mọi người một bản tóm tắt ngắn gồm:

• Ngày và những ai tham gia, kể cả ai tham gia qua điện thoại hoặc video.
• Chủ đề.
• Những gì người lớn tuổi nói là họ muốn, dùng đúng lời của họ khi có thể.
• Những gì đã quyết định, nếu có.
• Từng việc, kèm một tên người phụ trách và một hạn chót.
• Những câu hỏi chưa ai trả lời được, và ai sẽ đi tìm hiểu.
• Những chủ đề để dành cho lần sau.
• Ngày của lần xem lại tới.

Nhờ mọi người, kể cả người thân lớn tuổi, trả lời nếu có gì chưa đúng. Sau đó lưu bản tóm tắt ở nơi ai cũng tìm được. Các việc có thể đưa thẳng vào Công cụ lập kế hoạch trách nhiệm gia đình, và bài viết về cách chia việc nhà hướng dẫn cách chia sẻ công việc một cách công bằng.

Giữ kín những chi tiết riêng tư. Một bản tóm tắt gửi cho năm anh chị em không cần ghi thông tin sức khỏe hay số tài khoản. Chỉ cần ghi là đã bàn đến một chủ đề, còn chi tiết nhạy cảm thì để người liên quan tự giữ.

Khi nào nên nhờ đến chuyên gia

Có những câu hỏi vượt quá khả năng tự trả lời của một gia đình, và đó không phải là việc của bạn. Zeitlos không đưa ra lời khuyên pháp lý, tài chính hay y tế, và bạn cũng không cần phải làm vậy. Việc của bạn là nhận ra khi nào một câu hỏi cần đến người có chuyên môn, và giúp người thân liên lạc với người đó nếu họ muốn.

• Câu hỏi pháp lý, như di chúc, giấy ủy quyền (power of attorney) hay ai được ký thay ai, thuộc về một luật sư do người thân của bạn chọn.
• Câu hỏi về tiền bạc, như chi trả cho việc chăm sóc, quản lý tài khoản hay thuế, thuộc về một chuyên gia tài chính hoặc ngân hàng của chủ tài khoản.
• Câu hỏi về sức khỏe, kể cả mọi điều liên quan đến thuốc men, bệnh trạng hay nhu cầu chăm sóc, thuộc về nhân viên y tế của người thân bạn.

Khi một trong những câu hỏi này xuất hiện, hãy ghi vào phần "câu hỏi" trong biên bản, ghi tên người sẽ giúp người thân đặt hẹn, rồi tiếp tục. Một số gia đình cũng nhờ một người trung lập, như một người bạn thân tin cậy của gia đình hoặc một vị lãnh đạo tôn giáo, điều khiển buổi họp khi cùng một bất đồng cứ lặp đi lặp lại.

Hẹn lần nói chuyện tới trước khi kết thúc

Kết thúc mỗi cuộc trò chuyện bằng việc chọn ngày cho lần tới. Dù mọi việc đã suôn sẻ, một buổi ngắn sau hai đến bốn tuần cho mọi người cơ hội báo lại công việc của mình và nêu điều mới. Dần dần, những buổi nói chuyện này trở thành thói quen, và nói chuyện theo thói quen dễ hơn rất nhiều so với nói chuyện lúc khẩn cấp.