Cách dùng mẫu này
Mẫu bên dưới có ba phần: phần đầu ghi ngày, ai tham dự và ai ghi chép; năm mục trong chương trình họp để bàn lần lượt; và bảng quyết định với các cột ghi quyết định, ai làm và hạn khi nào. Ngoài ra còn có chỗ để ghi chú khác. Bạn có thể điền trên màn hình hoặc in một bản trống cho mỗi buổi họp và cất các trang đã điền chung trong một bìa hồ sơ.
Trước buổi họp
- Mời người là trọng tâm của buổi họp. Nếu buổi họp bàn về nhà của một người thân lớn tuổi, hãy mời họ và hỏi họ muốn nói về chuyện gì. Chọn giờ và địa điểm theo sự thuận tiện của họ.
- Chọn giờ hợp với hầu hết mọi người. Một cuộc gọi video hoặc điện thoại 30 đến 45 phút vào chiều cuối tuần thường dễ hơn một buổi gặp mặt dài. Người thân ở xa có thể tham gia qua điện thoại.
- Gửi chương trình họp trước vài ngày. Gửi năm mục để mọi người suy nghĩ trước. Mời mọi người thêm chủ đề họ muốn bàn.
- Chọn người ghi chép và người canh giờ. Có thể luân phiên qua mỗi buổi họp để không phải lúc nào cũng một người gánh việc.
Trong buổi họp
Bàn lần lượt theo chương trình. Bắt đầu với những điều đang suôn sẻ tạo không khí ôn hòa hơn là bắt đầu bằng vấn đề, và cũng ghi nhận công sức của những người đang giúp.
Ngày sắp tới và các lần thăm là phần xem nhanh lịch: các buổi hẹn cần người đưa đón, ngày lễ, chuyến đi và ai đến thăm khi nào. Chỉ bàn về việc hậu cần.
Việc nhà và ai đang làm thường là mục dài nhất. Nếu bạn đã điền danh sách phân chia trách nhiệm gia đình, hãy mang theo. Hỏi xem mỗi việc có còn người lo không và có ai cần chuyển bớt việc không.
Câu hỏi và điều băn khoăn là chỗ cho mọi chuyện không thuộc mục khác. Để mỗi người nói hết mà không bị ngắt lời. Nếu một chủ đề quá lớn để giải quyết trong một buổi, hãy ghi lại thành quyết định cần theo dõi, kèm tên người phụ trách và ngày.
Kết thúc bằng ngày họp tiếp theo, để cuộc trò chuyện sau đã có sẵn trên lịch.
Ghi quyết định thật rõ ràng
Một quyết định chỉ có ích khi mọi người nhớ giống nhau. Ở mỗi dòng trong bảng quyết định, hãy ghi một việc cụ thể ("Gọi công ty máng xối xin báo giá"), một tên người và một ngày cụ thể ("Trước thứ Sáu, 6 tháng 11"). Tránh ghi kiểu "Ai đó sẽ xem xét".
Trước khi kết thúc, hãy đọc to bảng quyết định để mỗi người xác nhận phần việc của mình.
Sau buổi họp
Chia sẻ ghi chép trong vòng một hai ngày. Chép các quyết định vào Công cụ phân chia trách nhiệm gia đình hoặc lên bảng thông tin của gia đình.
Để có ý tưởng bắt đầu những cuộc trò chuyện khó, hãy xem chuẩn bị cho các cuộc trò chuyện gia đình, và để chia việc nhà công bằng, hãy xem phân chia trách nhiệm việc nhà.
Câu hỏi thường gặp
Bao lâu nên họp gia đình một lần?
Không có quy định cố định. Nhiều gia đình họp mỗi tháng một lần, hoặc thường hơn khi có thay đổi như chuyển nhà hay lịch mới. Chốt ngày họp tiếp theo vào cuối mỗi buổi giúp duy trì đều đặn.
Người thân lớn tuổi có nên tham dự không?
Nếu buổi họp bàn về nhà của họ thì có, họ nên được mời và mong muốn của họ nên được đặt lên trước. Họ là người trưởng thành có mong muốn riêng, và các quyết định về nhà của họ là do họ đưa ra.
Nếu buổi họp trở nên căng thẳng thì sao?
Hãy tạm dừng và quay lại chương trình họp. Ghi vấn đề thành việc cần theo dõi, kèm tên và ngày, rồi bàn tiếp. Những quy tắc đã thống nhất, như mỗi lần một người nói, có thể giúp ích.
Ghi chép của tôi có được lưu không?
Những gì bạn nhập chỉ được lưu trong trình duyệt trên thiết bị này và không được gửi cho Zeitlos. Hãy in hoặc tải PDF để chia sẻ ghi chép với gia đình.